Zo zorg je voor een overzichtelijk archief

Geplaatst op 26 augustus 2019

Als ondernemer zit je al gauw met je handen in het haar door de administratieplicht. Volgens de wet moet je namelijk de meeste administratieve documenten minimaal 7 jaar bewaren. Hoe doe je dit op een slimme manier, zonder dat je gek wordt door alle documenten om je heen? We geven je drie handige tips voor een goede archief opslag.

Benodigdheden

Vraag je van te voren af welke documenten je in de toekomst nodig zal kunnen hebben. Je vraagt je misschien af waarom, maar het is een goede manier om niet meer te bewaren dan echt nodig is. De wettelijke bewaarplicht is zeven jaar, kijk na die zeven jaar of je de documenten nog echt nodig hebt. Heb je ze niet meer nodig? Gooi ze dan door de papierversnipperaar of laat ze door een gespecialiseerd bedrijf vernietigen.

Documenten vernietigen

Documenten kun je niet zomaar weggooien; ze mogen namelijk niet in handen komen van fraudeurs. Je denkt al gauw aan een papierversnipperaar. Dit is voldoende voor documenten waar geen gegevens op staan waar fraudeurs iets mee kunnen. Documenten met gevoelige informatie kun je beter laten vernietigen door een bedrijf dat gespecialiseerd is in archiefvernietiging. Documenten die door de papierversnipperaar zijn gehaald kunnen namelijk in elkaar gezet worden – hier zijn zelfs speciale programma’s voor waar fraudeurs mee werken.

Bewaren

Wanneer je veel documenten moet bewaren, bijvoorbeeld door de bewaarplicht of doordat je de documenten na zeven jaar nog nodig hebt, moet je voldoende opslagruimte hebben. Een aparte kamer op kantoor kan hiervoor voldoende zijn. Mocht je meer ruimte nodig hebben, dan kun je altijd voor een archiefopslag bij een gespecialiseerd bedrijf gaan. Vaak kun je hier 24/7 terecht om bij je documenten te komen en je bent er dan altijd zeker van dat de documenten op een veilige plek liggen.